- Решите, что именно от вас требуется (один из худших способов тратить свое время, усердно трудиться над тем , что совсем не надо делать).
- Запишите все.
- Установите для своей задачи срок исполнения и, если требуется, промежуточные этапы.
- Составьте список тех средств и действий, которые, на ваш взгляд, вам понадобятся для достижения цели.
- Превратите список в план (упорядочить пункты в соответствии с приоритетом и последовательностью исполнения).
- Немедленно начинайте проводить свой план в жизнь.
- Выполняйте свою работу ежедневно, и каждый день станет шагом, приближающим вас к главной цели.
ПЕРВОЕ ПРАВИЛО ПОЕДАНИЯ ЛЯГУШЕК: ИЗ ДВУХ ПРЕДЛОЖЕННЫХ НУЖНО НАЧИНАТЬ С НАИБОЛЕЕ ГАДКОЙ
ВТОРОЕ ПРАВИЛО ПОЕДАНИЯ ЛЯГУШЕК: ЕСЛИ ПОТРЕБУЕТСЯ СЪЕСТЬ ЖИВЬЕМ ЛЯГУШКУ, НЕ СТОИТ ДОЛГО СИДЕТЬ И СМОТРЕТЬ НА НЕЕ
ВАЖНОЕ ПРАВИЛО ДЛЯ ТЕХ, КТО ХОЧЕТ ДОСТИЧЬ УСПЕХА: КОГДА ЧТО-ТО ОБДУМЫВАЕТЕ, ТО ВОЗЬМИТЕ В ПОМОЩНИКИ РУЧКУ И БУМАГУ
Чаще вспоминайте слова, сказанные Стивеном Кови: «Прежде чем взбираться по лестнице к успеху, убедитесь, что она прислонена к тому зданию, которое вам нужно».
Формула «Шести П»: «Правильное Предварительное Планирование Препятствует Падению Производительности».
Правило «80 на 20 » — один из самых полезных принципов управления собственным временем и жизнью.
НЕ ПОДДАВАЙТЕСЬ ИСКУШЕНИЮ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ЗАНИМАТЬСЯ МЕЛОЧАМИ
УЧЕТ ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЫ УЛУЧШАЕТ КАЧЕСТВО КРАТКОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ
НАМЕРЕНИЯ ОТНОСИТЕЛЬНО БУДУЩЕГО ВЛИЯЮТ НА СЕГОДНЯШНИЕ ДЕЙСТВИЯ И ЧАСТО ИХ ОПРЕДЕЛЯЮТ
Известный психолог Денис Уэйтли утверждает: «Неудачники пытаются убежать от тяжелой работы и связанных с ней страхов, поэтому прибегают к праздным занятиям, снимающим напряжение. Победители стремятся к постоянной деятельности, что способствует достижению их желаний».
У ВАС НИКОГДА НЕ БУДЕТ ХВАТАТЬ ВРЕМЕНИ НА ВСЕ, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ
Три первоочередных вопроса
- «Какие из моих занятий наиболее ценные?» Иначе говоря, какие лягушки самые крупные, каких нужно съесть, чтобы больше сделать для компании, семьи, своей жизни?
- «Что я, и только я, могу сделать для своей организации?» Его придумал известный теоретик управления Питер Друкер, и это один из самых лучших вопросов для повышения индивидуальной эффективности. Какую важную и полезную работу можете выполнить именно вы и больше никто? Если она не будет сделана вами, то не будет осуществлена вообще. А если вы ее все-таки сделаете, причем хорошо, это может серьезно повлиять в лучшую сторону на вашу жизнь и карьеру. Какая из всех лягушек предназначена специально для вас?
- «Каким образом я могу в данный момент наиболее полноценно использовать свое время? Какую самую крупную лягушку я в состоянии съесть прямо сейчас?»
Cлова Гёте: «Наиболее важное нельзя отдавать на милость самого несущественного».
ВАШИ ВРЕМЯ И ЖИЗНЬ ПОДКОНТРОЛЬНЫ ВАМ ЛИШЬ В ТОЙ МЕРЕ, В КАКОЙ ВЫ ОТКАЗЫВАЕТЕСЬ ОТ МАЛОСУЩЕСТВЕННЫХ ЗАНЯТИЙ
Нет — одно из самых мощных слов в управлении временем. Произносите его вежливо и отчетливо, чтобы вас поняли правильно. Регулярно им пользуйтесь — оно должно прочно войти в ваш словарный запас, к которому вы прибегаете при обсуждении вопросов, связанных с распределением времени.
Постоянно пересматривайте распределение своего рабочего и личного времени в поисках задач и занятий, от которых можно отказаться. Перестаньте смотреть телевизор, проведите эти часы с семьей, почитайте, сделайте гимнастику или займитесь еще чем-нибудь, что улучшит качество вашей жизни.
Посмотрите на свои рабочие задания и определите, какие из них можно кому-то перепоручить, освободив таким образом время для действительно стоящей работы. Уже сегодня начните продумывать, от чего можно отказаться. Это решение поможет вам взять под контроль свое время и личную жизнь.
Метод ABCDE
Первым делом возьмите список всех своих дел на следующий день и дальше думайте на бумаге.
Пометка «A» означает «очень важное дело», которое обязательно надо выполнить. Если в списке более одного пункта «A», им присваиваются относительные приоритеты, то есть вы помечаете их как «A-l», «A-2», «A-3» и так далее.
Пометка «B» соответствует делу, которое вам надо было бы сделать, но его выполнение или невыполнение повлечет лишь умеренные последствия.
Правило заключается в том, чтобы никогда не заниматься делами «B», пока у вас есть невыполненные дела «A».
Пункт с пометой «C» определяет работу, которую хорошо было бы сделать, но она не будет иметь никаких последствий.
Пометку «D» (от слова delegate «поручать») получают пункты, допускающие перепоручение. Следуйте правилу делегировать все, что в состоянии сделать кто-либо другой, чтобы освободить себе больше времени для работ «A», которые можете выполнить только вы.
Пометка «E» (от слова eliminate «уничтожать») — пункты, которые можно просто вычеркнуть, и это практически ни на чем не скажется.
«Большая семерка» в управлении и продажах
Ключевые области в управлении — это планирование, организация, подбор персонала, распределение заданий, контроль, оценка и составление отчетов. Управляющему, дабы успешно выполнять свои обязанности, необходимо со всем этим справляться.
- Главное — это ясность
- Оцените свою работу
Способность безотлагательно и эффективно выполнять свои ключевые задачи в значительной мере определяет и вашу зарплату, и ваши служебные перспективы.
ОБЩИЙ УРОВЕНЬ КОМПЕТЕНЦИИ РАБОТНИКА ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ТОЙ КЛЮЧЕВОЙ ОБЛАСТЬЮ, ГДЕ ОН СЛАБЕЕ ВСЕГО
Управляющий, неспособный правильно распределять работы, не в состоянии с максимальной эффективностью использовать другие навыки. Из-за слабости позиций в одной ключевой области он в целом не справляется с работой.
- Любое промедление снижает эффективность работы
- Важный вопрос: «Какой один-единственный навык оказал бы наибольшее влияние на мою карьеру?» — пожалуй, это один из самых решающих вопросов, который вы должны задавать себе в течение всей жизни.
Закон трех задач
- Одно дело на весь день
- Действуйте немедленно
- Преображение жизни
Метод «быстрых списков»
За тридцать секунд запишите здесь три цели, которые наиболее важны для вашей жизни на данный момент.
КАЧЕСТВО ВРЕМЕНИ ПРЕЖДЕ ВСЕГО УЧИТЫВАЕТСЯ НА РАБОТЕ, А ДОМА ВАЖНЕЕ ЕГО КОЛИЧЕСТВО
Работая — работайте
Баланс — не временное явление. Необходимо соблюдать баланс между работой и личной жизнью.
Тщательно подготовьтесь перед началом работы
- Удобное рабочее место
- Прогресс в работе
- Стремление к мечте
- Первый шаг
- Продвигайтесь поэтапно
- Мелкими шагами
Великий хоккеист Уэйн Гретцки как-то сказал: «В цель не попадают сто процентов несделанных бросков».
Помните замечательный совет: «Ты прыгни, а страховочная сетка появится».
Финансовая независимость достигается путем откладывания небольшой суммы каждый месяц, здоровье и спортивная форма — небольшими ограничениями в еде и некоторым
количеством упражнений изо дня в день, из года в год.
Повышайте свою квалификацию
Баскетбольный тренер Пэт Райли говорил: «Как только прекращаешь стремиться стать лучше, сразу начинаешь деградировать».
Одна из самых полезных методик управления временем — это совершенствование ключевых навыков и умений, личных и профессиональных.
ПОСТОЯННОЕ ОБУЧЕНИЕ — ЭТО МИНИМАЛЬНОЕ ТРЕБОВАНИЕ К ТЕМ, КТО ХОЧЕТ ДОБИТЬСЯ УСПЕХА ВО МНОГИХ ОБЛАСТЯХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Используйте свой уникальный талант
- Способность заработать. Это происходит благодаря специфическим, особенно жирным лягушкам, которых вы научились есть быстрее и успешнее, чем другие работники.
- Занимайтесь любимым делом. Одна из важнейших ваших обязанностей перед самим собой — понять, что вы действительно любите делать, и всем сердцем стремиться делать это очень и очень хорошо.
Определите свои слабые места
Вы должны тщательно проанализировать проблему, определить ограничивающий фактор, сконцентрировать все силы и знания — и пройти это узкое горлышко.
- Что мешает? Верно определив ограничивающий фактор и сосредоточив на нем усилия, любой процесс, как правило, можно сдвинуть с места, причем делается это за довольно короткий период времени.
- Правило «80 на 20». 80% ограничивающих факторов имеют внутреннюю природу. Они заключены либо в вас самих — в ваших личных качествах, способностях, привычках, навыках, — либо в компании, где вы работаете. Факторы, внешние по отношению к вам и вашей компании, — конкуренты, рынки, правительственные и иные организации — создают всего двадцать процентов препятствий.
- Загляните в себя. Не переставайте спрашивать себя: «От чего зависит скорость, с которой я достигаю нужных мне результатов?»
- Правильный диагноз.
Оказывайте на себя давление
Лишь около 2% способны работать совершенно самостоятельно, без всякого контроля — подобных людей мы называем лидерами. Именно такой человеческий тип вам следует
взять за образец.
Вы должны самостоятельно выбирать своих лягушек и сами себя заставлять их есть.
- Будьте впереди всех
- Воображаемые сроки
Шаг за шагом вы выработаете у себя привычку быстро завершать все важные дела, такой образ действий станет на всю жизнь вашим верным помощником.
Мобилизуйте все силы
- Переутомление не способствует продуктивной работе
- Работайте в собственном темпе
- Высыпайтесь! Если вы начнете выключать телевизор в десять часов вечера и ложиться спать, это будет исключительно умный поступок.
- Один день в неделю — субботу или воскресенье — вы сделаете целиком нерабочим.
- Следите за физическим здоровьем. Каждую неделю тратьте по двести минут на физическую нагрузку — это общепризнанный стандарт для поддержания себя в отличной форме.
Ищите стимулы к действию
- Управление внутренним диалогом. Для сохранения бодрости, преодоления страхов и сомнений постоянно говорите себе: «Я справлюсь», а на вопрос других, как вы себя чувствуете, непременно отвечайте: «Великолепно!»
- Положительное отношение к миру. Оптимизм представляет собой важнейшее качество, способствующее личному и профессиональному росту, успеху и счастью.
Как писал Виктор Франкл, психолог, переживший концлагерь, в своей книге «Человек в поисках смысла»*, «у человека можно отнять все, кроме одного — его последней свободы: выбрать свое отношение к любым данным обстоятельствам, выбрать свой собственный путь»**.
Никогда не жалуйтесь на проблемы, держите их при себе. Эд Форман как-то остроумно заметил в одном из своих выступлений: «Не следует делиться своими проблемами с окружающими, поскольку восьмидесяти процентам они безразличны, а оставшиеся двадцать даже рады, что они у вас есть».
Согласно теории Селигмана, для оптимистов характерны четыре особых формы поведения, которым можно научиться путем постоянной практики.
- Оптимисты в каждой ситуации ищут положительную сторону.
- Из любой неудачи и сложности оптимисты стараются извлекать ценное знание, считая, что трудности существуют не для того, чтобы нам мешать, а для того, чтобы мы на них учились.
- Оптимисты всегда ищут решение проблемы.
- Оптимисты непрестанно думают и говорят о своих целях — о том, чего им хочется и как этого добиться.
Не становитесь рабом высоких технологий
Чтобы сохранять душевное равновесие, ясность мысли и способность продуктивно работать, необходимо на какое-то время отсоединяться от средств связи и убирать из своей жизни всевозможные гаджеты. Будьте осторожны, иначе станете их рабами.
- Опасайтесь коммуникационной зависимости
- Современные устройства — наши друзья
- Верните собственное время
- Стандартизируйте и доверяйте
- Мы не рабы. «Я, — пишет автор, — понял, что, если кто-то просто посылает мне письмо, это еще не дает ему права на часть моей жизни, то есть не обязывает меня ему отвечать —
ни теперь, ни потом. Кроме того, мне пришло в голову, что, если письмо по-настоящему важно, отправитель пошлет его повторно». Так и случилось. - Слуга, а не хозяин. Самое лучшее — «бросить» технологии, как бросают курить. Подавите в себе желание включать все устройства подряд, как только проснетесь. Пусть приемник, телевизор, сотовый телефон и компьютер остаются выключенными до тех пор, пока вы не спланируете и не организуете свой день. Намеренно создавайте в своей жизни зоны тишины, полной недосягаемости ни для кого и ни для чего.
- Необходима ли нам постоянная связь. Мир продолжает стоять на месте независимо от того, поддерживаете вы с ним контакт или нет. Проблемы решаются, ответы находятся, работа выполняется, и жизнь течет, как великая река Миссисипи.
Ломтики задачи
Метод «ломтиков салями». Он заключается в том, чтобы разложить задачу на составляющие фрагменты, а затем выполнять их по одному — точно так же, как мы съедаем батон салями, аккуратно по ломтику.
- Стремление к завершенности. Акт законченности вызывает упоминавшуюся выше выработку эндорфинов в мозгу, и подобное ощущение счастья побуждает вас переходить
к следующей задаче и заниматься ею до завершения.
Метод «швейцарского сыра». Вы «дырявите» задачу, когда решаете заниматься ею в течение фиксированного времени. Это могут быть даже пять или десять минут, по окончании которых вы останавливаетесь и переходите к чему-то еще. При этом вы откусываете от лягушки один кусочек, а затем отдыхаете или делаете другую работу.
У меня есть несколько приятелей, решивших писать книги по странице или по абзацу в день. Сейчас они известные авторы бестселлеров.
Обеспечьте себя запасом времени
Для выполнения действительно важной работы, как правило, нужны продолжительные непрерывные промежутки времени. Умение вырезать ценнейшие блоки и использовать их для высокопроизводительного труда — центральный элемент способности человека сделать что-то существенное в своей работе и жизни.
- Распределяйте время по графику
- Пользуйтесь ежедневником
Развивайте в себе ощущение неотложности
Высокоэффективных работников проще всего идентифицировать по их ориентации на действие: они все время спешат завершить очередную важную работу. Они обдумывают дела сосредоточенно и без суеты, тщательно планируют их, расставляют приоритеты, а затем быстро и решительно устремляются к цели, работают безостановочно и плавно, без рывков. В результате они успевают немыслимо много за то время, которое средний работник тратит на пустые малозначительные вещи, в основном на болтовню.
- Состояние потока
- Высокое напряжение успеха. Быстрый темп всегда идет рука об руку с любым большим успехом, а чтобы его обеспечить, нужно двигаться, не сбавляя скорости. Чем быстрее вы работаете, тем сильнее стимул делать еще больше и еще быстрее.
- Принцип сохранения движения. На продолжение движения затрачивается гораздо меньше энергии, чем требовалось для преодоления инерции в начале работы.
- Не откладывай! Берись за дело сейчас!
Единственная задача
Все великие свершения человечества — результат длительного, тяжелого и упорного труда. Ваша способность выбрать важнейшую задачу, взяться за нее, полностью на ней сосредоточиться и довести дело до конца — в этом разгадка высокой индивидуальной эффективности.
- Отправившись в путь, не останавливайтесь. Целиком сконцентрировавшись на единственной работе, вы сможете наполовину сократить сроки ее выполнения.
- Не теряйте времени даром.
- Главное — самодисциплина. Способность заставить себя делать то, что нужно и когда нужно, хочется вам этого или нет.
Работа над приоритетным заданием, которую нужно начать и довести до конца, является подлинным испытанием, когда проверяется и характер, и сила воли, и решительность человека.